Hoe kun je mensen meenemen dan wel meekrijgen in een verandering?

Een voorwaarde voor succesvolle verandering binnen een organisatie is dat medewerkers de richting van de verandering (h)erkennen en dat ze weten waar de organisatie voor gaat en staat. Maar ook waar ze zelf voor gaan en staan. Van Setten heeft hiertoe een model ontwikkeld (de commitment ladder). Wezen van het model is dat een vaste set stappen moet worden genomen om mensen betrokken en verbonden (commitment) te krijgen.

Wijze van Communicatie

In je communicatie moet je aansluiten op de trede van de ladder waar de medewerker zich bevindt. De eerste trede is dat medewerkers zich vaak niet bewust is van het nut en noodzaak om zaken anders te doen. De eerste stap is dan ook te communiceren over de verandering en de toegevoegde waarde ervan. ‘Respectvolle confrontatie’ zorgt er voor dat medewerkers open komen te staan (als dat nog niet het geval is) voor argumenten (‘bewuste luisterstand’). De tweede trede heeft tot doel medewerkers laten begrijpen wat het doel is van de voorgestelde verandering. Dit kan bereikt worden door kennis, inzichten en achtergronden te geven over de inhoud van de verandering. Nadat er begrip en acceptatie is van de doelen, moet worden vervolgd met het realiseren van het gewenste gedrag. Er moet nu een  koppeling worden gemaakt met de persoonlijke motieven. Dit is één van de belangrijkste stappen. Het kan namelijk erg lastig zijn om de persoonlijke motieven te achterhalen.  Hoe rationeel en logisch een verandering ook lijkt, als iemand geen voordeel voor zichzelf ziet zal hij zich niet sterk verbinden aan de verandering. Als deze stap is gezet gaan medewerkers zoeken en vragen naar mogelijkheden om het doel te bereiken. Ze zoeken inspiratie voor het hoe van de verandering. Dit kan betekenen dat mensen geholpen moeten worden om hun zorgen of angsten te overwinnen en dat de middelen hiervoor worden verschaft.

Succesfactoren

Een van de belangrijkste succesfactoren voor het verkrijgen van commitment is communicatie via dialoog. Alleen ‘meedelen wat het gaat worden’  is geen optie om commitment te krijgen. Het komt nog te vaak voor dat veranderingen, waar een MT zichzelf één of een aantal hei-sessies voor heeft gegund,  de gehele commitmentladder hebben beklommen, worden gecommuniceerd met een enkele mededeling over de inhoud van een verandering. Verder geen toelichting. Niet vreemd dat sommige medewerkers dan zullen denken  ‘kijken of het overwaait’.  Iedere medewerker kan gemotiveerd worden zijn beste beentje voor te zetten door hem te laten TRIPpen. Van Setten geeft dit met vier letters ‘TRIP’ aan. Talenten – Rollen – Invloed – Positie. Vanuit de Talenten van een medewerker kan deze een Rol vervullen die het beste bij hem past. Dit vergroot de kans op goede prestaties. De prestatie wordt verder uitgenut als de medewerker Invloed gaat uitoefenen op het werk en omgeving en zo een grotere bijdrage levert aan de organisatie. Als de Invloed is uitgeoefend, verdient de medewerker een Positie: de waardering van zijn manager en collega’s. Iedereen heeft verschillende behoeften in het werk. In het boek van Van Setten wordt er een zestal genoemd:

  1. Zekerheid: de behoefte om ‘in control’ te zijn.
  2. Orde: de behoefte aan structuur en planmatigheid
  3. Macht: de behoefte om ‘in charge’ te zijn
  4. Erkenning: de behoefte om ‘gewaardeerd’ te worden
  5. Realisatie: de behoefte om resultaten neer te zetten
  6. Saamhorigheid: de behoefte bij een groep te horen

ZOMERS

Makkelijk te onthouden als ‘ZOMERS’, alle eerste letters van elke behoefte. De filosofie is dat ieder mens twee van bovenstaande behoeften sterk heeft en twee helemaal niet. De kunst in gesprekken is erachter te komen welke dat zijn. Als je ze eenmaal weet is het makkelijker om ‘de taal van de ander’ te spreken. Dat vereenvoudigt de communicatie. Als iemand bij voorbeeld altijd een keurig opgeruimde werkplek heeft kan dat wijzen op Orde als behoefte. Dan is het handig om het ‘Orde-deel’ van de verandering wat meer te benadrukken.

Vertrouwen

Uiteindelijk is Vertrouwen de basis van alles. Dat komt in zeer veel boeken en publicaties terug.  In zijn boek gebruikt Van Setten de Trust Equation van Maister. Hoe je aan vertrouwen kunt bouwen werkt Van Setten in zijn boek uit. Bedenk steeds: Vertrouwen komt te voet en gaat te paard.